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¿Qué Beneficios aporta a las Empresas Planificar sus Plantillas?

Hasta hace pocos años, los costes originados por la mano de obra no eran muy importantes comparados con otros elementos del proceso productivo (maquinaria, materias primas, la distribución de los productos,…).   Sin embargo, a día de hoy, el control de gastos en materia de personal se ha convertido en un elemento de primer orden en relación a la gestión de costes en las empresas, por ello los técnicos de recursos humanos han pasado a convertirse en auténticos gestores al objeto de afrontar la necesaria planificación de plantillas en las empresas.

Una buena Planificación de Plantilla debe de estar totalmente alineada con el desarrollo estratégico de la compañía, teniendo en cuenta tanto el establecimiento de la proyección temporal en la que se van a desarrollar las decisiones y las acciones empresariales, la cuantificación de los recursos humanos necesarios para conseguir los objetivos planteados por la empresa, así como los gastos que generará la realización de tales medidas.

De esta forma, se puede afirmar que la planificación de plantillas dará respuesta a los siguientes interrogantes:

       ¿Cuántos trabajadores/as deberá tener la empresa, cuándo, en qué departamento, y con qué cualificación? (A esto responde la planificación de asignación de recursos humanos)

       ¿Cuántos trabajadores/as necesitará la empresa, y realizando qué tipo de  actividades/trabajos? (A esto responde la planificación de reclutamiento y selección de personal)

       ¿Cuántos trabajadores/as deberán ser formados y con qué objetivos? (A esto responde la planificación de la formación y la promoción)

Es cierto que la situación financiera tiende a influir en la composición de las plantillas.  Sin embargo, realmente las preguntas a las que tenemos que responder para planificar plantillas no tienen una relación con los resultados de la empresa, ni con el nivel de sudoración de los trabajadores, sino con los conceptos de EFICACIA (se refiere a la utilidad de lo que se hace) y EFICIENCIA (se refiere a la optimización de los recursos económicos empleados).   Por ello, para planificar plantillas, es necesario plantear respuestas a las siguientes preguntas:

–         ¿A qué dedican su tiempo los trabajadores de mi empresa?

–         ¿Todas las cosas que se hacen son útiles, o hay algunas que se hacen por rutina o incorrecta estructuración de funciones, y no sirven de nada?

–         Si se mecaniza alguna tarea, ¿se pueden conseguir ahorros en tiempo significativos?

–         ¿Podría organizar mi empresa de otro modo totalmente distinto que necesitase menos recursos o permitiese un uso más flexible de los recursos actuales?

En cualquier caso con la planificación de plantillas, lo que se pretende es prevenir el futuro en términos cuantitativos y cualitativos, de forma tal que podamos establecer la plantilla ideal: ¿cuántas personas necesitamos, y en qué puestos?.  En definitiva, la planificación de plantillas permite la adecuada adaptación de la empresa a las necesidades reales de personal de cada momento, permitiendo establecer la estructura más eficaz que la empresa tendrá en el futuro.

¿Qué elementos caracterizan a la Planificación de Recursos Humanos?

1º) La Planificación Estratégica de la Empresa, que permite determinar los requerimientos finales de personal en relación con la planificación general de la compañía (plan de inversiones, cambios de la estructura organizativa y los procesos de trabajo, estimaciones de producción y ventas,…)

2º) El establecimiento de un Plan de Recursos Humanos supone estudiar la organización, sus objetivos, sus funciones, sus tareas, sus puestos de trabajo, las categorías profesionales de sus miembros así como sus capacitaciones profesionales.  De esta forma, se contribuirá en la optimización de los recursos de la empresa, sirviendo de mecanismo de regulación de una importante partida de costo.

3º) Fase de Previsión con la que se pretenden detectar las necesidades futuras, en cantidad y calidad, de personal, haciendo especial referencia al mercado, tecnología, clientes, forma de gestionar,…

4º) Calculo de Necesidades de Personal, la proyección temporal de la planificación estratégica va de 3 años en adelante.  Se trata de los planes generales que permiten introducir medidas, para cubrir y ordenar las necesidades futuras de personal

Consecuencia de esto resultará:

–         El Plan de Reclutamiento y Selección de Personal

–         El Plan de Formación y Desarrollo

–         El Plan de Promoción y Reasignaciones

5º) Conseguir una plantilla de dimensiones adecuadas,  una buena planificación del número de empleados, supone haber previsto la cuantía adecuada de empleados al objeto de cumplir los objetivos propuestos por la empresa

6º) Promover la cualificación adecuada de la plantilla, previendo las actividades de formación continua imprescindibles para que los trabajadores puedan llevar a cabo un desempeño eficaz y eficiente en el puesto de trabajo

7º) Motivar al personal, creando expectativas de desarrollo y mejora profesional que se materialicen en planes de carrera personalizados y se hagan realidad al tiempo que se cumplen los objetivos empresariales

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